TOMA DE DECISIONES EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG)

La tecnología y sus haberes ya forma parte de nuestra sociedad actual como elementos o herramientas básicas de nuestro diario vivir. Es decir; nosotros como individuos capaces de pensar, coordinar y tomar decisiones en nuestras vidas personales; también, llevamos esas prácticas en nuestros espacios profesionales y laborales. Somos parte de una sociedad que se encuentra en un constante avance que va de la mano con la economía y la tecnología. Donde el primero, se encuentra en predisposición de avanzar gracias al segundo; y nosotros como individuos profesionales tomamos decisiones que deben contribuir con el avance de esa economía (macro y micro), apoyándonos con los recursos que nos ofrece la tecnología actual, como es el caso de las herramientas de los Sistema de Información Gerencial (SIG)

Importancia del uso de las herramientas de los SIG dentro de las tomas de decisiones.

a) Es un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas y administración de operaciones.

b) También importante para la eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.

c) Fuente importante de información y respaldo, para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.

d) Ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.

Los SI van mucho más allá que el diseño y desarrollo del subsistema informático. Un SI puede definirse (Laudon y Laudon, 1996) como "un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución", además de ayudar a dichos directivos y personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos en un ambiente intensivo de información. La gestión de la información está orientada al control, preservación y retención de la información (Bouthillier y Shearer, 2002) Las necesidades de información pueden ser relativas a hechos presentes o a situaciones futuras, con el objetivo de realizar una dirección proactiva. Las necesidades de información se agrupan según las unidades organizativas de la institución y las aplicaciones que cada una de ellas lleve a cabo. Resulta importante la necesidad de información sobre el entorno, implicando un mecanismo de observación que provea constantemente información relativa a los principales factores estratégicos: competencia, tecnología y política, entre otros. Igualmente, resulta una constante el análisis de información sobre aspectos claves de la organización como I+D, producción, recursos humanos y finanzas, entre otros. La elección o combinación de diversos procedimientos, lógicamente dependerá de las condiciones específicas de cada institución y de los individuos que la componen.

La idoneidad de la toma de decisiones estará en función de la preparación,

experiencia e información que posea el directivo. El Sistema tiene como objetivos, el facilitar la toma de decisiones a partir de informaciones necesarias

actualizadas, así como ampliar y mejorar el uso de la Intranet del centro e incrementar la productividad administrativa.
Se definieron los principios básicos del Sistema, que se resumen en:

• Comunidad de intereses: De todos y para todos.

•  Carácter sistémico: Interrelación de las informaciones. Integración

•  Confidencialidad: Informaciones con diferentes niveles de acceso

•  Utilidad: Información relevante para la organización

• Patrocinio del CAG: Apoyo y control

• Responsabilidad individual compartida: Cada uno es responsable de la información que se introduce al sistema y del uso y divulgación que se dé a la información disponible en el mismo. Igualmente, se definen varios aspectos que caracterizan la información a poner a disposición de los directivos del centro. Entre ellos podemos resaltar los siguientes:

• Actualización sistemática: La necesaria actualización permanente de la información.

• Capacidad de análisis: Información directa, estudios históricos e indicadores de comportamiento.

• Disponibilidad: Información disponible permanentemente, de forma interactiva y de fácil explotación. 

• Seguridad y Protección: Medidas para la seguridad de la información contenida.

• Aseguramiento de la calidad: Garantizar la calidad de la información que se introduce al Sistema.

• Evaluación sistemática del impacto: Conocer el nivel de uso y explotación del Sistema en los directivos del centro, mediante encuestas de opinión.

https://es.slideshare.net/beritza/sistema-de-informacion-gerencial-en-la-toma-de-decisiones
https://www.ellibrepensador.com/2011/10/11/los-sistemas-de-informacion-gerencial-sig-en-la-toma-de-decisiones/

TIPOS DE TOMA DE DECISIONES

Tomar buenas decisiones es un auténtico arte y hay muchos factores que nos influyen a la hora de tomar una determinación. En general, los manuales indican que las buenas decisiones son aquellas que se toman de forma reflexiva y racional, usando un estilo de pensamiento analítico.

1.    Las decisiones racionales

Por ejemplo, a la hora de comprarse un coche, tendríamos que comparar exhaustivamente las prestaciones y precios de varios modelos y marcas, para así llegar a ciertas conclusiones sobre la idoneidad de cada una de las opciones disponibles. Involucran nuestra inteligencia analítica y nos hace sopesar los pros y contras de la decisión que estamos a punto de tomar.

2.    Las decisiones emocionales e intuitivas

Aunque es cierto que cuando analizamos rigurosamente todos los aspectos a tener en cuenta es más probable que lleguemos a mejores conclusiones sobre cuál es el coche más adecuado, en realidad no todas las decisiones pueden ser tomadas desde esta óptica. En mayor o menor medida, todas las decisiones que tomamos están influidas por una buena dosis de intuición, y mediadas por nuestras emociones.

En realidad, el punto importante cuando estamos planteándonos si tomar una decisión u otra es, precisamente, sacar a relucir todos nuestros pensamientos conscientes e inconscientes, desde lo más racional hasta lo más intuitivo y emocional, y encontrar un punto medio satisfactorio entre ambos factores.

Según la previsión

Si tenemos en cuenta el nivel de estructuración y de previsión con que las tomamos, podemos hablar de decisiones programadas y no programadas.

3.    Decisión programada

Estas decisiones están previamente descritas y establecidas por algún tipo de normativa más o menos formal, y su ejecución se realiza en base a un cronograma.

Son aquellas decisiones rutinarias y estratégicas que, en principio, son automáticas y de efecto inmediato, como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas.

Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen alternativas.

4.    Decisión no programada

También denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica para este problema en concreto.

No están programadas ni descritas en ningún texto normativo, y suceden como fruto de la interacción de la corporación con el entorno humano e institucional. Suelen ser espontáneas y suelen tener un alcance mayor en el tiempo.

Según la urgencia

Teniendo en cuenta el nivel de urgencia con que se tengan que tomar las decisiones:

5.    Decisiones rutinarias

Cuando las circunstancias son parecidas y el contexto es también similar, es probable que las empresas busquen la forma de establecer ciertos mecanismos recurrentes para tomar decisiones.

6.    Decisiones de emergencia

Cuando la situación es inesperada y no hay precedentes, las empresas deben tomar medidas especiales para adaptarse al desarrollo de los acontecimientos.

Según la trascendencia para la empresa

Las empresas deben funcionar correctamente en diversos ámbitos: desde las rutinas diarias hasta la comunicación con otras empresas o con las instituciones. En este sentido, podemos dividir las decisiones según este factor.

7.    Estratégicas

Este tipo de decisiones inquieren sobre objetivos de la empresa y tratan de vehicular estas metas a planes de desarrollo específicos. Usualmente, este tipo de decisiones son las que guían las corporaciones hacia el éxito o el fracaso, puesto que marcan el camino a seguir. Son decisiones que suele tomar el director general, el gerente y/o los accionistas.

8.    Operativas

Son decisiones imprescindibles para el buen funcionamiento de la organización y una de sus misiones es resolver los conflictos entre personas, tanto desde un punto de vista humano como laboral. Su manejo debe ser cuidadoso ya que las decisiones operativas también incluyen determinaciones sobre la contratación y los despidos.

https://cursos.aiu.edu/Toma%20de%20Decisiones/PDF/Tema%201.pdf
https://psicologiaymente.net/psicologia/tipos-decisiones

¿QUÉ ES LA TOMA DE DECISIONES?

La toma de decisiones es una capacidad netamente humana, deriva del poder de la razón y el poder de la voluntad, es decir, pensamiento y querer unidos en la misma dirección.

Es el proceso de analizar, organizar y planificar en busca de un propósito específico. Frecuentemente, los seres humanos deben elegir entre diferentes opciones, aquella que según su criterio es la más acertada.

Estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aun cuando no se evidencie un conflicto latente).

La toma de decisiones a nivel individual es caracterizada por que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una decisión a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, ésta deberá ser capaz de resolverlo individualmente a través de tomar decisiones con ese especifico motivo.

En las empresas la toma de decisiones se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

Importancia de la toma de decisiones:

Constituye un aspecto primordial de la alta gerencia, un buen gerente es aquel que maneja adecuadamente la responsabilidad de tomar decisiones acertadas, ya que diariamente toman grandes decisiones que suponen riesgos para las organizaciones.

Decidir implica adoptar una posición y la elección de un camino a seguir, el cual requiere información interna y externa de la organización. Es parte fundamental del proceso de planeación, ayuda a mantener la armonía y la eficiencia organizacional.

Una decisión acertada tomada bajo un buen procedimiento nos ahorrara tiempo, esfuerzo, energía y dinero. Debido al avance tecnológico y la competencia, los gerentes una organización con un óptimo crecimiento y desarrollo.

Clasificar las decisiones:

Las decisiones que un directivo debe tomar incluyen las rutinarias, de emergencia, estratégicas y funcionales. Muchas decisiones son rutinarias: se repiten las mismas circunstancias y se opta por tomar unas medidas cuya eficacia ya ha sido comprobada. Sin embargo, hay situaciones que no tienen precedentes: la decisión se toma en ese instante, a medida que se suceden los acontecimientos. 

A continuación les presento 6 pasos que la puesta en marcha de ellos nos ayudara mucho a lograr el éxito en nuestras decisiones y más cuando esta está en manos de la alta dirección de una empresa u organización:

1. Describir el problema o el objetivo al que queremos llegar.Definiendo claramente los objetivos que queremos alcanzar podremos tener más claro qué decisiones van a ayudarnos.

2. Análisis del problema o la decisión a tomar. Una vez hemos definido el problema al que nos enfrentamos hemos de recopilar la información necesaria para analizarlo de la forma más objetiva y completa posible. Para ello debemos ser objetivos al plantear las situaciones, sin opiniones ni juicios de valor, sino únicamente las circunstancias de la forma más objetiva posible. 

3. Generar alternativas. En esta fase debemos generar todas las alternativas que nos sea posible. Analizaremos todas las posibilidades y las consecuencias de las mismas. Debemos valorar si estas alternativas realmente nos permitirán llevar a cabo los objetivos que nos hemos planteado. Existen técnicas de solución de problemas que pueden ayudarnos a generar alternativas. 

4. Selección de la alternativa que finalmente llevaremos a cabo. Hemos de valorar que la decisión que tomemos tendrá unas determinadas consecuencias. Debemos asumir que el error es posible y hemos de tomarlo como una forma de mejorar  en nuestros procesos futuros.

5. Pasar de la decisión a la acción. De nada sirve elaborar este proceso y llegar a la conclusión  si posteriormente no ponemos en práctica la decisión tomada. Es importante no tomar decisiones en base a emociones. 

6. Valorar las consecuencias y el éxito de la decisión adoptada.Debemos saber rectificar si detectamos que estamos tomando una decisión errónea. La valoración de las consecuencias y del alcance de los objetivos nos permitirán ajustar futuras decisiones y nos enseñarán a mejorar los procesos.  Tan importante es tomar la decisión y llevarla a la práctica, como valorar los resultados de la misma. 

http://www4.ujaen.es/~cruiz/diplot-5.pdfhttps://cursos.aiu.edu/Toma%20de%20Decisiones/PDF/Tema%201.pdf
https://www.gestiopolis.com/toma-de-decisiones-teoria-y-metodos/
http://www.eoi.es/blogs/mintecon/2014/05/18/habilidad-para-la-toma-de-decisiones/
https://www.webyempresas.com/toma-de-decisiones/

NUEVAS TENDENCIAS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

En tecnologías de la información y comunicaciones, TIC, es un concepto muy utilizado por los responsables de sistemas, ávidos por implantar tecnologías que aporten ventajas competitivas a sus organizaciones. En definitiva invertir en la tecnología adecuada en el momento justo; todo un reto.

Es una realidad que muchas empresas llegan a determinadas soluciones tecnológicas tarde y mal, por miedo a quedar arrinconados, sin comprender para nada estas nuevas tendencias. Esta actitud les impiden capitalizar a tiempo la ventajas, cuando llegan es tarde y solo les supone costes; hay que estar al precio que sea. Pagan vivir siempre mirando al pasado, al "así se ha hecho siempre" sin darse cuenta como la Red acelera los cambios, y como sus directivos al vivir de espaldas a la Red no llegan a comprender a tiempo las nuevas tendencias.

1- Menos riesgo. Se tiende a desplegar tecnologías informáticas sobre aplicaciones más accesibles y menos costosas. El riesgo es menor y la implantación es más rápida disminuyendo significativamente el tiempo que tardo en estar en el mercado con las nuevas soluciones. 

2- Utilización de las redes sociales dentro de las compañías. Muchas compañías empiezan a descubrir que hay formas de comunicarse internamente más allá del email. Redes como Yammer pueden mejorar significativamente la comunicación eliminando cuellos de botella compartimientos estancos. Mejoran la comunicación, la distribución del conocimiento tanto que algunas compañías no solo las están implantando internamente sino que las abren a jubilados, ex empleados, socios etc.

3- Llega el Internet de los objetos. Vamos a un mundo cuajado de sensores, que podrán absorber y transmitir datos de forma masiva, además de adaptarse o reaccionar automáticamente a cambios en el entorno. Estos "activos inteligentes" harán más eficientes los procesos y generarán novedosos modelos de negocios. Estas nuevas herramientas traerán consigo nuevos modelos de seguridad y productividad.

4- Cualquier dato es válido. Hay que analizar cada transacción, cada interacción de forma que podamos convertir ese dato en información, poniendo esa información en el contexto adecuado para que genere conocimiento. 

5- Cualquier cosa es un servicio. El software como servicio SAAS (del inglés: Software as a Service) se basa un modelo de acceso al software en régimen de alquiler en lugar de compra por un precio a priori asequible. El proveedor del servicio es quien tiene hospedadas las aplicaciones en sus servidores accediendo los usuarios a las mismas a través de una conexión a Internet, estando por tanto disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar

Las organizaciones están viviendo un cambio en el paradigma de desarrollo de sus sistemas de información: de los datos a los procesos. La finalidad que se persigue con ello es enfatizar los procesos de negocio para conseguir arquitecturas más ágiles y flexibles adaptables a los continuos cambios que se producen en los mercados en los que las organizaciones desarrollan su negocio.

El objetivo es independizar la gestión de los procesos de negocio de las aplicaciones, para que cualquier modificación en la lógica de negocio no afecte al código de las aplicaciones. Para ello se utilizarán sistemas de gestión de procesos de negocio (BPMS). Es una revolución similar a la que se produjo al asilar la gestión de los datos de las aplicaciones, con la llegada de las bases de datos y el modelo relacional. Este cambio orientado a los procesos, se consigue más fácilmente si la organización dispone ya de una estructura orientada a servicios que además le permitirá exteriorizar su funcionalidad en forma de servicios web.

EJEMPLO: Nuevos Sistemas de Información

“LA VANGUARDIA” (http://www.vanguardia.es)

• Sistema de categorización: permite al usuario definir su perfil a través de categorías, que se corresponden con las secciones del periódico impreso. Hay otras dos opciones: bien suscribirse a través de las categorías de los suplementos semanales (Viernes: libros, Ideas, Arte y Música; Sábados: Economía y Negocios; Domingo: Revista del Domingo), bien a la sección de La Crónica de la versión digital. Previamente se utilizaba la suscripción mediante dos palabras clave.
• Ficha de suscripción y solicitud: a la hora de enviar la solicitud, el sistema pide al usuario que introduzca su contraseña para posibles modificaciones del perfil o para darse de baja. En caso de olvidar esa contraseña, el sistema la facilita a cambio del envío de la dirección del correo electrónico. Además, el sistema ofrece un apartado donde el usuario puede consultar las dudas que puedan surgirle sobre la suscripción.
• Periodicidad: el servicio automático de envío de titulares es diario. No permite seleccionar los días de la semana en los que se quiere recibir la información, ni tampoco la anulación temporal del servicio.
• Personalización: se refleja en la recepción de los mensajes. Cada vez que se recibe un correo electrónico se puede leer Edición personalizada para.... Es el único de los sistemas analizados que lo hace.
• El mensaje recibido: está compuesto por todos los titulares que llevan, en otra ventana, al documento final. Aunque el sistema funciona sin ofrecer el resumen, no envía nada fuera de la sección elegida con anterioridad. Por otra parte, destaca el hecho de que los resultados se presenten por categorías pero sin ningún sistema de relevancia y que no permite ordenar las noticias función de ningún criterio.
• Acceso al periódico y la hemeroteca digital: a partir del mensaje que nos envían podemos acceder directamente al periódico y a su hemeroteca digital.
• Sencillez: el sistema es sencillo, su manejo no presenta dificultades. Tampoco es complicado darse de alta o de baja del servicio de envío de titulares.
• Valoración general: es un sistema válido, porque además de la suscripción por categorías la relevancia de los titulares enviados es alta. También presenta un factor de valor: la personalización, lo que produce la sensación de una mayor atención al usuario. Por otro lado, se trata de un sistema sencillo, con una interfaz de calidad, si bien cuenta, entre sus desventajas, con la ausencia de resúmenes y con la falta de interrelación entre los sistemas de suscripción.

Se comienza a perfilar diferentes tendencias en este tipo de sistemas de información, si bien hay que ser conscientes de que este tipo de conclusiones depende de una gran cantidad de variables. En realidad, cualquier previsión de futuro depende, entre otras cosas, del propio desarrollo de Internet, del dominio periodístico, del propio mercado, etc.

Referencia:
http://webs.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num9/prensa/jime-chacon.htm
https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=1945340
http://nortizleon.blogspot.com.co/2010/08/tendencias-en-actuales-en-sistemas-de.html
http://webs.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num9/prensa/jime-chacon.htm